يبدأ التدريب بمراجعة أسس إدارة الهاتف والاستقبال الجسدي. سيتعلم المشاركون كيفية الترحيب بالزبون، واستقباله، والتعرف على السرية المهنية واحترامها. سيتم التركيز بشكل خاص على المهام الأساسية للاستقبال، بما في ذلك توجيه الزبون، ونقل المعلومات، والرد على الهاتف، وحل المشكلات.

2- الصورة الشخصية وصورة شركتك

جزء حاسم من الاستقبال في الشركة هو الظهور المهني. سيستكشف المشاركون مسائل تقديم النفس بعناية. سيفحصون أيضًا التواصل اللفظي وغير اللفظي وسيفهمون كيفية التواصل بمهنية. ستكون التناغم بين اللفظي وغير اللفظي نقطة مركزية في هذا القسم.

3- قيادة حوار، والتفاعل مع زائر أو زبون أو مورد

سيتناول هذا الجزء من التدريب فن قيادة الحوار. سيتعلم المشاركون كيفية طرح الأسئلة الصحيحة لإجراء مقابلة فعالة، وإعادة صياغة التوقعات بحيث يتم فهم وتشخيص الوضع، واتخاذ قرار بالرد أو عدمه على الأسئلة. سيكتشفون أيضًا كيفية اختيار الحجج المناسبة لكل إجابة.

4- التأكيد على الذات والتواصل الفعال في المقابلات

التأكيد على الذات مهارة أساسية في الاستقبال في الشركة. سيستكشف المشاركون مفهوم التأكيد على الذات وكيفية تطوير هذه المهارة. سيتعلمون كيفية قول "لا" مع البقاء إيجابيين في التعامل مع الطلبات والتأكيد أمام زملائهم.

5- التعامل مع حالات الأزمات في الاستقبال

الحالات الأزمة لا تُنظر إلى أنها محتملة. سيتركز هذا القسم على كيفية التعامل معها بفعالية. سيتعلم المشاركون كيفية التعرف على تصرفاتهم أو ردود أفعالهم التي قد تؤدي إلى نشوب نزاعات. سيكتسبون مهارات التحكم في العواطف، وفهم المراحل المختلفة للصراع الشفهي ونوعية المتحدثين. سيتم التركيز أيضًا على تطوير مهارة الاستماع، والرد على الاعتراضات، وبناء إجابة على الرغم من الضغوط المفروضة من قبل العملاء.

6- تسهيل الحياة اليومية: أدوات العمل

في ختام التدريب، سيتعلم المشاركون كيفية تكوين مرونة للتعامل في بيئة هادئة ومهنية. سيكتشفون كيفية تنظيم أنفسهم بشكل أكثر فعالية، وتحديد أوقاتهم المسروقة وحراس الزمن الخاص بهم، والتواصل بشكل مثلى مع زملائهم لنقل المعلومات بشكل صحيح.

كلمة أخيرة

هذا التدريب الموجه لمضيفي ومضيفات الاستقبال هو استثمار قيم لأي شركة ترغب في تقديم استقبال عالي الجودة وتعزيز صورتها الذاتية. من خلال اتقان مبادئ التواصل بين الأفراد وتطوير المهارات الخاصة، سيكون المشاركون مستعدين بشكل أفضل لتمثيل الشركة بمهنية وإدارة التفاعلات مع الزوار والعملاء والموردين بفعالية.