تكوين مساعدة: هو فرصة ثمينة للمحترفين الذين يسعون إلى التفوق في وظائفهم كمساعدين ومساعدات.

تم تصميم هذا التدريب لتحسين الكفاءة والتنظيم والاتصال، والعديد من المهارات الأساسية الأخرى، ويقدم هذا التدريب إطارًا للتعلم المكثف.

الأهداف التعليمية:

يهدف التدريب "المساعدة: قم بتطوير مهاراتك" إلى مساعدة المشاركين في تحقيق الأهداف التالية:

1. اكتساب أساليب وأدوات شخصية لزيادة الكفاءة:

في بيئة عمل ديناميكية، من الضروري أن يكون لديك أساليب وأدوات لإدارة المهام اليومية بفعالية. يوفر هذا التدريب للمشاركين المهارات الرئيسية لزيادة إنتاجيتهم الشخصية.

2. التنظيم لإدارة العمل الجماعي بشكل أفضل:

تعتمد الكفاءة داخل فريق على القدرة على التعاون بشكل سلس. سيتعلم المشاركون كيفية التنظيم لدعم فريقهم بأفضل طريقة والمساهمة في النجاح المشترك.

3. استخدام أدوات بسيطة لجعل كتاباتك فعّالة:

الاتصال الكتابي أمر بالغ الأهمية في العديد من وظائف المساعدة. سيتعرف المشاركون على كيفية كتابة وثائق واضحة ومختصرة ومحترفة.

4. تعلم خصوصيات التنظيم والأساليب المختلفة المتاحة:

كل منظمة لديها خصوصياتها وأساليبها في العمل. يقدم هذا التدريب فهمًا عميقًا للنهج التنظيمي المختلفة، مما يسمح للمشاركين بالتكيف بنجاح مع بيئتهم العملية.

برنامج التدريب:

يتم تقسيم التدريب إلى ثمانية وحدات شاملة، تغطي كل منها مهارات ومعرفة أساسية للمساعدين والمساعدات:

1. دور ومهام المساعدة:

هذه الوحدة الأولى ضرورية لتحديد دور المساعدة بوضوح في المنظمة. في كثير من الأحيان، تكون المساعدين هم محور الكفاءة في الفريق أو القسم. فهم كيفية تحقيق مكانة فعّالة في هذا الدور هو مفتاح النجاح. بالإضافة إلى ذلك، تُظهر هذه الوحدة التركيز على بناء تناغم مع المدير. التعاون القوي بين المساعدة والمدير أمر أساسي لضمان إدارة سلسة للمهام، واتصال فعّال، وإنتاجية مثلى.

2. التنظيم اليومي للمساعدة/المساعد:

التنظيم هو جوهر عمل المساعدة. تعلم هذه الوحدة كيفية إدارة الوقت بطريقة تزيد من الإنتاجية. تشمل أيضًا استراتيجيات لضمان دقة المعلومات، حيث يمكن أن تؤدي المعلومات غير الدقيقة إلى مشاكل خطيرة. بالإضافة إلى ذلك، تعتبر تحسين متابعة الملفات أو المشاريع الجارية مهارة لا تقدر بثمن، حيث يضمن ذلك عدم تفويت أي شيء.

3. مهارات التواصل الفعّال عبر الهاتف والوجه للوجه:

التواصل هو واحدة من أهم المهارات لدى المساعدة. في هذه الوحدة، سيتعلم المشاركون كيفية تنمية عادات صحيحة في التواصل، وتبني موقف من التواجد والابتسامة، واستخدام عبارات إيجابية، واحتراف تقنيات التواصل عبر الهاتف. الهدف هو ضمان أن كل تفاعل مع الزملاء أو العملاء أو شركاء الأعمال يكون محترفًا ومثمرًا.

4. تطوير التأكيد:

التأكيد هو جودة ثمينة في دور المساعدة. يتعلم المشاركون كيفية التعبير عن آرائهم، وقول "لا" بطريقة بناءة عند الضرورة، والمساهمة بنشاط في حل المشكلات. سيتعلم المشاركون كيفية الحفاظ على موقف إيجابي حتى عند مواجهة التحديات، وتحديد الحلول العملية، والعمل بشكل بناء مع زملائهم ورؤسائهم.

5. إدارة الوقت والطاقة:

إدارة الوقت هي غالبًا تحدي كبير للمساعدين. تقدم هذه الوحدة نصائح عملية لتحديد أي الأنشطة تستحق أكثر اهتمامًا، وكيفية تحديد العقبات التي تعترض الكفاءة الشخصية، وكيفية ترتيب الأولويات. من خلال التخطيط الفعّال ليومهم، يمكن للمشاركين تجنب التوتر الناتج عن العبء الزائد للعمل وزيادة كفاءتهم الشاملة.

6. مراجعة نظام التصنيف الخاص بك:

نظام تصنيف منظم هو أمر أساسي للوصول السريع إلى المعلومات المطلوبة. سيتم تدريس قواعد الأساس في التصنيف والأرشفة، وكذلك دور التكنولوجيا في تنظيم الوثائق. سيمكن ذلك المساعدين من توفير الوقت الثمين وتقليل الإحباط المرتبط بالبحث عن المستندات.

7. أخذ الملاحظات واستعادتها بشكل جيد:

أخذ الملاحظات هو مهارة أساسية لمتابعة الاجتماعات والمناقشات والتوجيهات. تعلم هذه الوحدة تقنيات أخذ الملاحظات، وكيفية تحديد ما يجب ملاحظته وكيفية استخدام هذه الملاحظات لتسهيل كتابة وثائق محترفة.

8. كتابة نص بأسلوب اليوم:

أخيرًا، الاتصال الكتابي ضروري للمساعدين، سواء كان ذلك في كتابة البريد الإلكتروني، أو الخطابات، أو التقارير، أو أي وثيقة مهنية أخرى. تضع هذه الوحدة التركيز على الوضوح، والتخصيص، وجودة اللغة والصياغة. سيتعلم المشاركون كيفية تكييف أسلوب كتابتهم تبعًا لهدف كل وثيقة، مع الحرص على أن يكون التواصل الكتابي محترفًا وفعّالًا.

كلمة اخيرة

يقدم التدريب "المساعدة: قم بتطوير مهاراتك" مجموعة شاملة من المهارات الأساسية للتفوق في دور المساعدة. سيستفيد المشاركون من تدريب عملي وموجه نحو المهارات، مما يتيح لهم تعزيز مساهمتهم في فعالية المنظمة، وتحسين تعاونهم مع مديرهم وزملائهم، ورفع مستوى مسارهم المهني إلى مستوى أعلى. يمثل هذا التدريب استثمارًا ثمينًا في تطوير المساعدة أو المساعد في مجال العمل الخاص بهم، ويمكن أن يكون له تأثير.